Cwynion mewn perthynas â’r Ddeddf Diogelu Data yn unig
Mae gan Cyngor Sir Ynys Môn bolisi ar gyfer delio â chwynion mewn perthynas â’r Ddeddf Diogelu Data.
Gallwch ddefnyddio’r polisi hwn os:
- nad ydych yn fodlon â’r ffordd yr ydym wedi delio â mater diogelu data sy’n ymwneud â chi
- nad ydych wedi datrys hyn drwy drafod y mater â swyddog y Cyngor sy’n delio â’r mater
Sut i wneud cwyn
I wneud cwyn, cysylltwch â’n Swyddog Diogelu Data.
E-bost
sdd@ynysmon.llyw.cymru
Yn ysgrifenedig
Swyddog Diogelu Data
Gwasanaeth cyfreithiol a Phwyllgorau
Cyngor Sir Ynys Môn
Swyddfeydd y Cyngor
Llangefni
Ynys Môn
LL77 7TW
Ffôn: (01248) 750 057
Pryd fyddwch chi’n derbyn ymateb
Rhaid i ni gydnabod eich cwyn o fewn 30 diwrnod, yn unol â’r gyfraith. Mae hyn yn golygu bod yn rhaid i ni gadarnhau ein bod wedi cael eich cwyn.
Efallai y bydd angen i ni gysylltu â chi i gael mwy o wybodaeth cyn y gallwn ymateb i’ch cwyn.
Does dim cyfraith sy’n nodi pa mor hir sydd gennym i’ch darparu ag ateb i’ch cwyn. Mae angen i ni roi ateb i chi o fewn amserlen resymol.
Os bydd angen mwy o amser i gynnal yr ymchwiliad, byddwn yn eich hysbysu am ein cynnydd ac yn ceisio rhoi dyddiad realistig i chi ynglŷn ag erbyn pryd yr ydym yn disgwyl cwblhau ein hymchwiliad. Byddwn yn esbonio’r rhesymau os yw’n debygol y bydd oedi sylweddol.
Byddwn hefyd yn rhoi manylion cyswllt i chi rhag ofn y bydd gennych unrhyw gwestiynau.
Cwynion tor diogelwch data
Os yw eich cwyn yn ymwneud â thor-diogelwch data nad oeddem eisoes yn ymwybodol ohono, byddwn yn ymateb yn gyflymach.
Sut byddwn yn delio â’ch cwyn
Byddwn yn adolygu unrhyw dystiolaeth a gwybodaeth berthnasol er mwyn deall beth ddigwyddodd a pham.
Byddwn yn cymharu’r wybodaeth y byddwch yn ei darparu â’r wybodaeth sydd gennym ni, ac yn gwirio ein bod wedi cydymffurfio â’n gweithdrefnau, polisïau a’n safonau ein hunain.
Yna, byddwn yn anfon ymateb ysgrifenedig atoch er mwyn rhoi gwybod i chi:
- sut yr ydym wedi ymchwilio i’r gŵyn
- beth wnaethom ei ddarganfod
- beth yr ydym yn ei feddwl sydd angen ei wneud er mwyn datrys y mater
Byddwn yn darparu gwybodaeth er mwyn eich helpu chi i ddeall sut y gwnaethom wneud ein penderfyniad. Byddwn hefyd yn eich hysbysu pa gamau yr ydym wedi eu cymryd ac am unrhyw welliannau yr ydym yn bwriadu eu gwneud, os oes angen hynny.
Os ydych yn parhau i fod yn anfodlon
Os ydych yn parhau i fod yn anfodlon gyda’r amser y mae Cyngor Sir Ynys Môn yn ei gymryd i ddelio â’ch cwyn, neu ymateb, gallwch gysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth.
Y Comisiynydd Gwybodaeth
Mae’r Comisiynydd Gwybodaeth yn swyddog annibynnol sy’n cynnal hawliau gwybodaeth er lles y cyhoedd gan hyrwyddo cyrff cyhoeddus i fod yn agored a bydd yn amddiffyn preifatrwydd data unigol.
Gallwch gysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth drwy anfon neges e-bost at casework@ico.org.uk
Gallwch hefyd ysgrifennu at:
Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Sir Gaer
SK9 5AF
Ffôn: 0303 123 1113