Mae Cyngor Sir Ynys Môn yn deg, yn broffesiynol, yn dryloyw ac yn anwahaniaethol. Fel Awdurdod Lleol, mae gennym record dda ac rydym wedi ymrwymo i dalu ein cyflenwyr ar amser.

Dylai’r canllaw hwn ddarparu gwybodaeth ddigonol fel y gall cwmnïau benderfynu a ydynt am gyflwyno tendr am waith ai peidio. Er hynny, dylid nodi fod cryn gystadleuaeth am gontractau’r Cyngor ac ni all y canllaw hwn sicrhau llwyddiant i gwmniau unigol.

Mae’r canllaw hwn yn ffurfio rhan o ddull newydd a brwdfrydig o ran caffael er mwyn sichau cymaint o gyfleon â phosib i fentrau bach a chanolig yn ogystal â chwmnïau mawr.

Mae strwythur Cyngor Sir Ynys Môn fel a ganlyn:

• Prif Weithredwr
• Cyfarwyddwyr
• Penaethiaid Gwasanaeth

Mae'r Penaethiaid Gwasanaeth yn gyfrifol am oruchwylio grŵp o wasanaethau, strategaethau corfforaethol a phrif ffrydio blaenoriaethau.

Mae Penaethiaid Gwasanaeth yn adrodd i'r Dirprwy Brif Weithredwr a'r Cyfarwyddwyr ac maent yn gyfrifol am redeg gwasanaethau o ddydd i ddydd.

Mae'r Cyngor yn darparu ystod eang o wasanaethau cyhoeddus i bron i 70,000 o drigolion yr Ynys. Mae caffael yn swyddogaeth sydd wedi ei datganoli o fewn yr Awdurdod ac mae'r gwasanaethau unigol yn gyfrifol am gaffael drostynt eu hunain ond mae Uned Gaffael Gorfforaethol yn yr adran Adnoddau sy'n cynghori adrannau ar y llwybr gorau i'r farchnad a sut i sicrhau gwerth am arian.

Mae'r Cyngor yn delio ag amrywiaeth o gontractau - o bryniannau unwaith ac am byth i gontractau am gyflenwadau, gwasanaethau neu waith a fydd yn rhedeg am gyfnod penodol cyn y daw’n amser i’w hadnewyddu.

Mae caffael effeithiol yn cefnogi nodau'r Cyngor o ddarparu gwasanaethau cynaliadwy ac o ansawdd uchel sy'n cynnig gwerth am arian ac sy’n cwrdd ag anghenion trigolion nawr ac i'r dyfodol.

Mae gwefan Caffael Cenedlaethol Cymru www.GwerthwchiGymru.gov.uk yn hysbysebu cytundebau sector cyhoeddus o bob gwerth a fydd yn cael eu dyfarnu. Rhaid i gontractau gwasanaethau, nwyddau a gwaith sydd dros drothwyon yr Undeb Ewropeaidd (UE) gael eu prynu yn unol â Chyfarwyddebau Caffael yr UE ac fe’u hysbysebir yng Nghyfnodolyn Swyddogol yr Undeb Ewropeaidd - Official Journal of the European Union (OJEU).

Gellir gweld y rhain ar wefan GwerthwchiGymru. Mae’r wefan hefyd yn caniatáu i gyflenwyr a chontractwyr gofrestru manylion am eu cwmnïau yn rhad ac am ddim fel y gallant dderbyn diweddariadau am gyfleon a thendrau ar e-bost fel y byddant yn codi.

Rhan o gyfansoddiad Cyngor Sir Ynys Môn yw’r Rheolau Gweithdrefn Contract a rhaid i bob pryniant gydymffurfio â nhw. Rhaid hysbysebu pob cyfle tendro dros £30K trwy GwerthwchiGymru ond fel arfer gorau rydym yn annog hysbysebu pryniannau o werth is hefyd ar yr un wefan.

Rhaid hysbysebu tendrau sy'n werth mwy na throthwy Cyfnodolyn Swyddogol yr Undeb Ewropeaidd (OJEU) trwy GwerthwchiGymru ond byddant yn cael eu cyhoeddi'n awtomatig yn y Cyfnodolyn Swyddogol.

Gall Cyngor Sir Ynys Môn ddefnyddio contractau ‘Cymru Gyfan’ a sefydlwyd gan y Gwasanaethau Caffael Cenedlaethol (GCC). Mae hyn yn golygu nad oes rhaid i’r Cyngor hysbysebu tendrau manwl ei hun gan y bydd yn cydweithredu â chyrff eraill yn y sector cyhoeddus i leihau costau caffael.

Mae’r mathau hyn o bryniannau’n ymwneud â ‘gwariant cyffredin ac ailadroddus’ e.e. deunydd ysgrifennu, papur, dodrefn. Fodd bynnag, ni ddylai'r ffaith bod y contractau hyn yn rhai Cymru Gyfan atal unrhyw gyflenwr rhag mynegi diddordeb gan y gellir dyfarnu'r rhain ar sail ranbarthol.

Mae'r Cyngor yn annog cydweithredu ymysg cyflenwyr ar gontractau mwy. Gellir gweld y cyfleon hyn hefyd ar www.GwerthwchiGymru.gov.uk

Mae’r ffordd y mae’r Cyngor yn mynd ati i brynu yn dibynnu ar amcangyfrif o werth y contract a gofynion cyfreithiol ar gyfer dyfarnu contractau. Rhaid i’r Cyngor ddilyn ei Reolau Gweithdrefn Contractau a’i Reolau Gweithdrefn Ariannol fel yn y Cyfansoddiad. Gellir gweld y Cyfansoddiad yma.

Os oes cytundeb/ fframwaith* cydymffurfiol sector cyhoeddus yn bodoli’n barod, bydd yn cael ei ddefnyddio beth bynnag yw’r gwerth.

Bydd angen i bob contract nodi'r meini prawf dyfarnu ar gyfer gwerthuso pris ac ansawdd ar ddechrau'r broses gaffael. Rhaid i bob tendr gydymffurfio â Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015.

*Noder y gall contractau fframwaith gael eu dyfarnu i nifer o gyflenwyr.

Hysbysebir cyfleon tendro trwy GwerthwchiGymru. Pan fydd busnes yn cofrestru ar GwerthwchiGymru bydd yn ticio i ddangos pa bethau y gall y cwmni dendro amdanynt, felly os yw tendr perthnasol yn cael ei hysbysebu anfonir e-bost yn awtomatig atynt.

Mae yna amryw o ffyrdd i hysbysebu tendrau ar y farchnad, a'r rhai mwyaf cyffredin yw’r drefn ‘agored’ a'r drefn ‘gyfyngedig’. Bydd cwmnïau un ai’n cael gwahoddiad i dendro’n uniongyrchol gan ddilyn y drefn ‘agored’ neu gwblhau holiadur cyn-gymhwyso cyn y cyhoeddir gwahoddiad i dendro trwy’r drefn ‘gyfyngedig’.

Diben holiadur cyn-gymhwyso yw asesu pa mor addas yw’r darpar gynigydd i gyflenwi a’i allu i gwrdd â’r contract cyn y cyhoeddir tendrau. Mae hyn yn arbed cynigwyr rhag treulio amser yn ddiangen ar gwblhau dogfennau tendro llawn.

Bydd y dogfennau tendro’n cynnwys yr isod:

• Gwahoddiad i Dendro
• Holiadur Cymhwyster
• Holiadur Technegol
• Holiadur Masnachol
• Ffurflen Tendr
• Manyleb
• Tystysgrif Gwrth-gydgynllwynio
• Contract Drafft
• Rhestr graddfeydd ac/neu fil meintiau (os yn berrhnasol)
• Lluniadau (os yn berthnasol)
• Amodau contract neu amodau pryniant
• Gofynion Datganiad Dull (os yn berthnasol)
• Unrhyw wybodaeth gefnogol berthnasol

Gofynnir i chi gwblhau a dychwelyd eich dogfennau tendr erbyn amser a dyddiad cau penodol trwy GwerthwchiGymru.

Agorir yr holl dendrau trwy ‘flwch post’ GwerthwchiGymru gan ddau swyddog gwahanol ar ddyddiad penodol. Unwaith y bydd y dogfennau wedi’u hagor, maent yn cael eu hanfon ymlaen at y swyddog perthnasol yn y Cyngor i’w harfarnu.

Ni fydd tendrau hwyr yn cael eu harfarnu.

Arfarnu tendrau a dyfarnu contractau

Dogfennau tender a gyflwynwyd. Bydd yr arfarniad yn canolbwyntio ar sut bydd y cynigion yn gallu cyflawni’r contract ar sail pris ac ansawdd. Bydd y cydbwysedd rhwng pris ac ansawdd yn dibynnu ar y maes gwasanaeth penodol.

Bydd y Cyngor yn dyfarnu’r contract ar sail y tendr mwyaf manteisiol yn economaidd. Rhoddir gwybod i’r cyflenwr llwyddiannus yn ysgrifenedig.

Atborth

Os nad ydych yn llwyddo i ennill y contract rhoddir gwybod i chi’n ysgrifenedig. Gan gadw at gyfyngiadau cyfrinachedd masnachol, bydd y Cyngor bob amser yn ymdrechu i gynnig atborth i dendrwyr aflwyddiannus er mwyn egluro pam nad ydynt wedi llwyddo yn eu cynnig.

Gall y wybodaeth hon fod yn ddefnyddiol wrth baratoi cynigion yn y dyfodol. Nid yw bod yn aflwyddiannus gydag un cynnig yn golygu y bydd cwmni yn aflwyddiannus yn y dyfodol. Cofiwch fod rhaid i’r Cyngor gydymffurfio â’r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth.

Perfformiad contractau

Mae trefniadau ar waith ar gyfer monitro perfformiad cwmnïau sy’n gwneud gwaith dan gontractau i’r Cyngor. Mae cwmnïau’n cael eu monitro’n agos er mwyn asesu a ydynt yn cydymffurfio â’r Dangosyddion Perfformio Allweddol a bennir o flaen llaw.

Mae’n rhaid i’ch cwmni fedru cyflawni gofynion y contract a chwrdd â’r Dangosyddion Perfformio Allweddol. Dylech fod yn ymwybodol y bydd Amodau Contractau’n cael eu gweithredu’n llym yn enwedig mewn perthynas ag ansawdd a pherfformiad cyffredinol.

Mae’r Cyngor yn gwneud ymdrech barhaus i wella ei berfformiad ei hun ac mae’n disgwyl i’w gontractwyr wneud yr un modd. Bydd y Cyngor yn edrych yn ddifrifol ar sefyllfa unrhyw gontractwr sy’n methu cyrraedd y safonau perffrmio gofynnol. Gweithredir amodau'r contract ac mae amodau penodol yn y contract hefyd sy'n ymwneud â pherfformiad gwael.

Gofynnir i gyflenwyr wneud sylwadau ar unrhyw broblemau berfformiad. Dylech fod yn ymwybodol y gallai enghreifftiau difrifol o berfformiad gwael olygu na fydd eich cwmni’n cael ei ystyried am gontractau yn y dyfodol. Nid yw’r Cyngor yn gyfrifol am unrhyw effaith y gallai hyn ei gael ar fusnes unrhyw gwmni.

Mae perfformiad is-safonol yn cynnwys ond nid wedi’i gyfyngu i:

• gwaith o ansawdd annerbyniol
• diffyg goruchwylio safle
• methiant i gyflawni mewn pryd
• rheolaeth annigonol o isgontractwyr
• arferion iechyd a diogelwch gwael

Amrywiadau

Mae’n bosib y bydd angen amrywiadau o bryd i’w gilydd yn ystod cyfnod cytundeb. Fel arfer bydd Cyngor Sir Ynys Môn yn gofyn am amrywiadau yn ysgrifenedig, ac eithrio mewn argyfwng, pan ellir rhoi cyfarwyddiadau ar lafar, gan ddilyn hynny gyda llythyr.

Mae’r wybodaeth y bydd ei hangen ar y Cyngor yn amrywio yn ôl gwerth y contractau. Ychydig o wybodaeth fydd ei hangen ar gyfer y contractau gwerth isel ond efallai y bydd angen gwybodaeth fanylach ar gyfer y contractau a ddyfernir drwy dendr (mwy na £30,000), gan gynnwys:

Gwybodaeth ariannol

Gellir gofyn i gwmnïau am wybodaeth ariannol benodol yn ymwneud â’r tair blynedd diwethaf, (2 flynedd mewn rhai contractau o bosib).

Rhaid i gwmnïau cyfyngedig preifat a chwmnïau cyfyngedig cyhoeddus gyflwyno cyfrifon llawn wedi’u harchwilio fel sydd wedi’u cofrestru gyda Thŷ’r Cwmnïau. Dylai ymgeiswyr eraill anfon copïau o ddatganiadau ariannol, cynlluniau busnes neu ddatganiad ardystiedig o drosiant.

Defnyddir y wybodaeth hon i asesu sefyllfa ariannol y cwmni mewn perthynas â maint y contract. Yn ogystal mae angen gwybodaeth i sicrhau fod cwmni wedi’i gofrestru (os yn briodol) ar gyfer treth ac yn cydymffurfio â gofynion yswiriant y Cyngor.

Os nad oes gan sefydliad 3 blynedd o wybodaeth ariannol, mae dal yn bosib iddo gael ei ystyried, ond mae hyn yn dibynnu ar natur y contract.

Profiad a gallu technegol

Bydd y wybodaeth ychwanegol y gofynnir amdani’n ceisio asesu a oes gan gwmni brofiad perthnasol a gallu technegol i wneud y categorïau o waith a darparu’r math a’r ansawdd o wasanaeth sydd ei angen. Os yw cais yn ymwneud â chontract penodol, efallai bydd angen darparu tystlythyrau.

Efallai y gofynnir cwestiynau pellach, sydd wedi’u teilwro i anghenion y contract unigol. Defnyddir yr ymatebion a’r dystiolaeth gefnogol i asesu a oes gan gwmni'r lefel ofynnol o sgiliau a galluoedd i dendro. Gallai hyn gynnwys achrediadau megis FENSA, CORGI, ISO, IIP (neu gyfatebol) ayyb.

Iechyd a diogelwch

Gan ddibynnu ar natur y nwyddau/gwasanaethau/gweithiau, mae’n bosib y bydd gofyn i sefydliadau gyflwyno copi o’u Polisi Iechyd a Diogelwch.

Sicrhau ansawdd

Ar gyfer contractau penodol gan gynnwys contractau gwaith, efallai y bydd gofyn i sefydliadau ddangos fod ganddynt system sicrhau ansawdd. Gellir dangos hyn drwy ardystiad gan gwmni asesu cymeradwy neu drwy i’r Cyngor wneud adolygiad a derbyn llawlyfr ansawdd y sefydliad.

Cyfle cyfartal a chysylltiadau hiliol

Mae’r Cyngor yn ymrwymedig i sicrhau cyfle cyfartal, mynediad cyfartal a deilliannau positif. Nod y Cyngor yw sicrhau bod sefydliadau sy’n darparu gwasanaethau ar ran y Cyngor yn cydymffurfio â deddfwriaeth cyfle cyfartal ac yn hyrwyddo cyfle cyfartal.

Nod arall yw annog y sefydliadau a’r unigolion hynny y mae’n delio â nhw i gydymffurfio a chadw at yr egwyddorion sydd o fewn Polisi Cyfle Cyfartal y Cyngor.

Cynaliadwyedd a gofal amgylcheddol

Mae Cyngor Sir Ynys Môn wedi ymrwymo i warchod yr amgylchedd a sicrhau ansawdd bywyd gwell i bawb heddiw ac i genedlaethau’r dyfodol. Yn y strategaeth gaffael mae cyfeiriad at gynaliadwyedd a sut y dylem ni fel Cyngor sicrhau bod datblygu cynaliadwy yn cael ei ymgorffori yn y dogfennau tendro.

Cardiau prynu

Mae Cyngor Sir Ynys Môn yn defnyddio Cardiau Prynu Cymru fel dull talu ar gyfer rhai pryniannau. Efallai y bydd tendrau’n nodi y dylai cyflenwyr allu derbyn CPC.

Mae Gwasanaeth Economaidd a Chymunedol y Cyngor yn darparu ystod o Wasanaethau Cymorth Busnes i ddenu busnes newydd ac i helpu busnesau i ehangu.

Mae'r tîm Cymorth Busnes yn gweithio'n agos gydag asiantaethau cymorth busnes eraill i gyflawni nifer o fentrau gan gynnwys cymorth ariannol i ennill achrediadau gofynnol, cymorth arbenigol gyda phrosesau caffael, e-fasnach, arweiniad o ran cydraddoldeb ac amrywiaeth a pholisïau amgylcheddol a mwy.

Mae'r manylion cyswllt ar gyfer y Tîm Cymorth Busnes a Busnes Cymru fel a ganlyn:

Manylion Cyswllt Busnes Cymru

Guto Carrod - Ymghynghorydd Tendro

E-bost: Guto.Carrod@busnescymru.org.uk

Menter a Busnes
Adeilad 9
Park Road
Parc Menai
Bangor
LL57 4BN

O fis Ionawr 2005 mae’r ddeddf hon yn rhoi hawl i unrhyw unigolyn ofyn am wybodaeth gan sefydliad sector cyhoeddus.

Fodd bynnag, ceir eithriadau, er enghraifft cais am wybodaeth bersonol am weithiwr / weihwraig.  Mae gwybodaeth bellach ar gael ar ein gwefan.

Mae’n rhaid i Gyngor Sir Ynys Môn ystyried ei weithgareddau caffael yng ngoleuni’r holl ddeddfwriaethau perthnasol: hil, anabledd, rhyw, iaith, cyfeiriadedd rhywiol, crefydd, cred a hawliau dynol. Ein dyletswydd ni yw diddymu unrhyw wahaniaethu annheg yn ôl deddfwriaethau sydd yn cynnwys:

• Deddf Cysylltiadau Hiliol 1976 a Deddf Cysylltiadau Hiliol (Diwygio) 2000
• Deddf Gwahaniaethu ar Sail Anabledd 1995 a 2004
• Deddf Cyflog Cyfartal 1970 a Deddf Gwahaniaethu ar Sail Rhyw 1975
• Mesur y Gymraeg 2014
• Rheoliadau Cyfartaledd Cyflogaeth (Cyfeiriadedd Rhywiol) 2003
• Rheoliadau Cyfartaledd Cyflogaeth (Crefydd a Chred) 2003
• Deddf Hawliau Dynol 1996
• Deddf Gofal Cymdeithasol a Llesiant 2015

Cyngor Sir Ynys Môn
Swyddfeydd y Cyngor
Llangefni
Ynys Môn
LL77 7TW

E-bost: caffael@ynysmon.llyw.cymru

Ffôn: 01248 750057