Hysbysiad preifatrwydd: Gwasanaethau Dysgu
Yn unol â deddfwriaeth diogelu data, mae’r hysbysiad hwn yn rhoi gwybodaeth i chi ynglŷn â’r data yr ydym yn ei gadw amdanoch, sut yr ydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â’r data hwnnw a’r mesurau diogelu sydd ar waith i’w amddiffyn.
Mae’r hawl i breifatrwydd yn bwysig iawn i ni ac rydym yn gwerthfawrogi eich bod yn ymddiried ynom i ymddwyn mewn modd cyfrifol pan fyddwch yn rhoi eich gwybodaeth bersonol i ni. Mae data personol, neu wybodaeth bersonol, yn golygu unrhyw wybodaeth ynglŷn ag unigolyn y gellir adnabod y person hwnnw o’r wybodaeth honno.
Mae’r cyngor wedi ei gofrestru fel rheolydd data drwy Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO). Ceir manylion llawn ynglŷn â’r cofrestriad drwy gofrestr yr ICO o reolwyr data. Y Cyngor fel y rheolydd data sy’n gyfrifol am ddata personol disgyblion.
Y categorïau o wybodaeth yr ydym yn eu prosesu
Mae’r Gwasanaeth Dysgu’n casglu gwybodaeth ynglŷn â phlant, pobl ifanc, eu rhieni neu warcheidwaid cyfreithiol a staff ysgolion. Cesglir yr wybodaeth hon pan fydd plentyn neu berson ifanc yn mynychu ysgol newydd, pan fyddant yn trosglwyddo o ysgol arall ac ar adegau eraill yn ystod y flwyddyn. Bydd y Gwasanaeth Dysgu hefyd yn derbyn gwybodaeth am blant/pobl ifanc gan yr ysgolion.
Pam ydym yn casglu ac yn defnyddio’r wybodaeth
Mae’r data personol a gesglir yn hanfodol er mwyn i’r Cyngor allu ymgynghori a chwrdd â rhwymedigaethau statudol. Defnyddir yr wybodaeth a gesglir i ddiogelu plant a phobl ifanc ac i sicrhau bod manylion cyswllt priodol ar gael i gysylltu â rhieni / gwarcheidwaid.
Mae’n rhaid i’r Gwasanaeth Dysgu ddefnyddio’r wybodaeth er mwyn darparu gwasanaethau i blant a phobl ifanc, fel:
- darparu gwasanaethau addysgol i unigolion
- monitro ac adrodd ar gynnydd addysgol, safonau a llwyddiannau plant / pobl ifanc
- rheoli mynediad i’r meithrin, derbyn, blwyddyn 7 a throsglwyddiadau rhwng ysgolion
- darpariaeth llesiant, gofal bugeiliol a gwasanaethau iechyd; gofynion anghenion dysgu ychwanegol, cynhwysiad a thrafnidiaeth; data gwaharddiadau, mynediad, a meithrin
- rhoi cymorth ac arweiniad i blant, pobl ifanc, eu rhieni a’u gwarcheidwaid cyfreithiol
- cofnodi disgyblion sy’n gymwys am brydau ysgol am ddim, taliadau ariannol drwy School Gateway ac adennill dyledion
- cynllunio a rheolaeth yr ysgol
Ni fydd yr wybodaeth yn cael ei defnyddio at ddibenion nad ydynt yn gydnaws â pham y cafodd ei chasglu yn y lle cyntaf. Noder ei bod yn bosibl y byddwn yn prosesu data
personol heb eich gwybodaeth na’ch cydsyniad lle mae hyn yn ofynnol neu’n cael ei ganiatáu gan y gyfraith.
Rydym yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol gan fod gennym un o’r seiliau cyfreithiol canlynol dros brosesu:
- cydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol o dan Erthygl 6(1)(c) o GDPR y DU
- cyflawni tasg budd y cyhoedd o dan Erthygl 6(1)(e) o GDPR y DU
- prosesu eich data personol i fodloni ein rhwymedigaethau cytundebol i chi o dan Erthygl 6(1)(b) o GDPR y DU
- 9(2)(j)- mae prosesu yn angenrheidiol at ddibenion archifo er budd y cyhoedd at ddibenion ymchwil gwyddonol neu hanesyddol; neu at ddibenion ystadegol
- 9(2)(a)- prosesu gyda chydsyniad penodol yr unigolyn - oni bai bod dibyniaeth ar gydsyniad yn cael ei gwahardd gan gyfraith yr UE neu Aelod-wladwriaethau
Sut ydym yn storio data
Caiff data personol ei storio’n unol â Pholisi Diogelu Data'r Cyngor.
Mae pa mor hir y byddwn yn cadw'r wybodaeth cyn ei gwaredu'n ddiogel yn amrywio yn dibynnu ar y math o wybodaeth, gofynion cyfreithiol ac angen. Byddwn yn prosesu data'n ddiogel at y dibenion uchod heb fod yn hwy na'r angen ac yn unol â'r amser a bennwyd yn ein Cyfnodau Cadw Data. Gellir cael gafael ar y ddogfen hon drwy gysylltu â Swyddfa’r Gwasanaeth Dysgu.
Gyda phwy rydym yn rhannu gwybodaeth
Lle bo’n angenrheidiol ac yn gyfreithlon, neu pan fo’n ofynnol dan rwymedigaeth gyfreithiol, mae’n bosibl y byddwn yn rhannu gwybodaeth berthnasol â:
Llywodraeth Cymru ynglŷn â phlant a phobl ifanc yn uniongyrchol oddi wrth ysgolion a’r
Awdurdod Lleol gan amlaf fel rhan o gasgliad data statudol sy’n cynnwys y canlynol:
- Casgliad data ôl-16
- Cyfrifiad Ysgol Blynyddol ar Lefel Disgyblion (CYBLD)
- Casgliad lefel disgyblion Addysg ac Eithrio yn yr Ysgol (EOTAS)
- Casgliad Data Cenedlaethol (NDC)
- Casgliad presenoldeb
- Casgliad data Profion Cenedlaethol Cymru (PCC)
- Cyfrifiad Blynyddol o'r Gweithlu Ysgolion (CBGY)
Gellir rhannu gwybodaeth a gedwir gan yr awdurdod lleol am blant a phobl ifanc a'u rhieni neu warcheidwaid cyfreithiol â sefydliadau eraill pan fo'r gyfraith yn caniatáu, er enghraifft:
- cyrff sy'n gwneud gwaith ymchwil ar ran Llywodraeth Cymru, yr ALl ac ysgolion, cyn belled â bod camau'n cael eu cymryd i gadw'r wybodaeth yn ddiogel
- cyrff addysg a hyfforddiant eraill, gan gynnwys ysgolion, pan fydd disgyblion yn gwneud cais am gyrsiau, hyfforddiant, trosglwyddo ysgol neu'n ceisio arweiniad ar gyfleoedd
- gwasanaethau cymdeithasol a sefydliadau iechyd a lles eraill lle mae angen rhannu gwybodaeth i amddiffyn a chefnogi plant a phobl ifanc unigol;
- cyrff rheoleiddio amrywiol, megis ombwdsmyn, awdurdodau arolygu a mentrau twyll y Llywodraeth, lle mae'r gyfraith yn mynnu bod gwybodaeth yn cael ei throsglwyddo er mwyn iddynt allu gwneud eu gwaith
- mae hefyd yn ofynnol yn ôl y gyfraith i ni ddiogelu'r arian cyhoeddus a weinyddir gennym ac efallai y byddwn yn rhannu gwybodaeth a ddarperir i ni gyda chyrff eraill sy'n gyfrifol am archwilio neu weinyddu arian cyhoeddus er mwyn atal a chanfod twyll ac afreoleidd-dra
Sut ydym yn gofalu am eich gwybodaeth
O dan ddeddfwriaeth diogelu data, rhaid i ni ddiogelu unrhyw wybodaeth a gasglwn gennych. Rydym wedi rhoi mesurau diogelwch priodol ar waith a chymhwyso safonau a rheolaethau diogelwch i atal data personol rhag cael ei golli, ei ddefnyddio neu ei gyrchu'n ddamweiniol mewn ffordd anawdurdodedig, ei newid neu ei ddatgelu.
Bydd gwybodaeth yr ydych wedi'i darparu yn cael ei storio'n ddiogel. Yn ogystal â hyn, rydym yn cyfyngu mynediad at ddata personol i'r gweithwyr, contractwyr a thrydydd partïon eraill hynny y mae angen iddynt gael mynediad ato. Dim ond ar ein cyfarwyddiadau y byddant yn prosesu eich data personol ac maent yn ddarostyngedig i ddyletswydd cyfrinachedd.
Rydym wedi rhoi gweithdrefnau ar waith i ddelio ag unrhyw achos tybiedig o ddigwyddiadau diogelwch data personol a byddwn yn eich hysbysu chi ac unrhyw reoleiddiwr perthnasol o ddigwyddiad lle mae'n ofynnol yn gyfreithiol i ni wneud hynny.
Eich hawliau diogelu data
Dan ddeddfwriaeth diogelu data, mae gennych hawliau fel gwrthrych y data. Nid yw’r hawliau hyn yn absoliwt ac efallai mai dim ond dan amgylchiadau penodol y byddant yn cymhwyso. Mae eich hawliau fel gwrthrych y data yn cynnwys:
Yr hawl i gael cadarnhad bod gwybodaeth amdanoch yn cael ei defnyddio.
Yr hawl i fynediad – mae gennych yr hawl i ofyn i ni am gopïau o’ch gwybodaeth bersonol (gweler ‘gofyn am fynediad at eich data personol’ isod am ragor o fanylion).
Yr hawl i gywiro – mae gennych yr hawl i ofyn i ni gywiro gwybodaeth y credwch ei bod yn anghywir. Mae gennych hefyd yr hawl i ofyn i ni gwblhau gwybodaeth y credwch ei bod yn anghyflawn.
Yr hawl i gyfyngu ar brosesu – mae gennych yr hawl i ofyn i ni gyfyngu ar brosesu eich gwybodaeth dan amgylchiadau penodol.
Yr hawl i wrthwynebu i brosesu – mae gennych yr hawl i wrthwynebu prosesu eich data personol dan amgylchiadau penodol. Mae gennych yr hawl i wrthwynebu prosesu data personol sy’n debygol o achosi, neu sy’n achosi, difrod neu drallod.
Dan amgylchiadau penodol, mae gennych hefyd yr hawliau canlynol i:
- atal prosesu at ddibenion marchnata uniongyrchol;
- gwrthwynebu penderfyniadau’n cael eu gwneud yn awtomataidd;
- ymofyn am iawndal, un ai drwy’r ICO neu drwy’r
Gofyn am fynediad at eich data personol
O dan ddeddfwriaeth diogelu data, mae gan unigolion yr hawl i ofyn am gael gweld gwybodaeth amdanynt rydym yn ei chadw. Gelwir hyn yn gyffredin yn "gais gan wrthrych y data". Mae hyn yn eich galluogi i dderbyn copi o'r data personol sydd gennym amdanoch ac i wirio ein bod yn ei brosesu'n gyfreithlon.
I wneud cais am eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â swyddfeydd y Cyngor yn uniongyrchol.
Manylion cyswllt
Manylion y rheolydd data yw:
Swyddog Diogelu Data’r Cyngor E-bost: dpo@ynysmon.gov.uk
Cyfeiriad: Cyngor Sir Ynys Môn, Swyddfeydd y Cyngor, Llangefni, Ynys Môn, LL77 7TW
Mae gennych yr hawl i wneud cwyn unrhyw dro i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO), sef y rheoleiddiwr annibynnol dros ddiogelu data. Os oes gennych bryder neu gŵyn ynglŷn â’r ffordd rydym yn casglu neu’n defnyddio’ch data personol, dylech godi eich pryder gyda ni yn y lle cyntaf, fel y gallwn geisio datrys unrhyw broblemau.
Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO)
Gwefan: https://ico.org.uk/concerns/
Ffôn: 0303 123 1113
Cyfeiriad: Information Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF
Newidiadau i’n hysbysiad preifatrwydd
Rydym yn adolygu ein hysbysiad preifatrwydd yn rheolaidd a byddwn yn cyhoeddi unrhyw ddiwygiadau.